Kun työntekijöille syntyy oikeus pyytää tietoa oman palkkansa suhteutumisesta kollegoiden palkkoihin, saattaa monella yrityksellä ja organisaatiolla olla edessään äkillinen palkkatietokyselyiden suma. Jos prosessia pyöritetään manuaalisesti sähköpostien ja Excel-taulukoiden varassa, HR-osasto on nopeasti täysin pulassa. Tähän on varauduttava ajoissa ja luotava selkeä prosessi palkkatietopyyntöjen käsittelyyn.
Keskitetty kanava pitää langat HR:n käsissä – Evenpay on valmis ja selkeä ratkaisu
Jotta palkkatietokyselyihin voidaan vastata lain edellyttämissä aikarajoissa – viimeistään kahden kuukauden kuluessa – on niihin vastaamiseen luotava selkeä prosessi. Etenkin ison organisaation HR-osasto voi joutua todelliseen puristukseen, jos suuri määrä työntekijöitä haluaa hyödyntää tiedonsaantioikeuttaan samanaikaisesti.
On suositeltavaa, että organisaatiossa rakennetaan tietopyyntöjen vastaamiseen yksi selkeä kanava, jonka kautta työntekijä voi tiedonsaantioikeutensa käyttää. Kun koko henkilöstö ohjeistetaan käyttämään tätä keskitettyä väylää, pysyy prosessi selkeänä ja hallittavana.
Evenpay on toteuttanut tähän ratkaisuksi konkreettisen työkalun, jolla organisaatio voi helposti luoda automatisoidun prosessin palkkatietokyselyiden pyytämiseen ja niihin vastaamiseen. Automatisoitu prosessi helpottaa tiedonkäsittelyä, ohjaa ja muistuttaa tarvittavista aikatauluista, sekä huomioi arkaluontoisten tietojen käsittelyn tietoturvan.
Näin Evenpayn palkkatietokanava toimii käytännössä
Evenpayn kanava tekee prosessista sujuvan ja selkeän niin työntekijän kuin työnantajankin näkökulmasta. Se tarjoaa työntekijälle helpon tavan pyytää palkkatietoja, ja samalla se helpottaa HR:n työtä koostamalla tärkeää tietoa kommunikoinnin tueksi.
Näin se käytännössä tapahtuu:
- Työntekijä jättää tiedonsaantipyynnön ja saa sähköpostiinsa kutsun kanavaan.
- HR saa tiedon saapuneesta pyynnöstä. Järjestelmä on jo koostanut tarvittavaa taustatietoa ja tämän avulla tietopyyntö voidaan joko hyväksyä heti tai tarvittaessa valmistautua keskusteluun työntekijän kanssa.
- Tietojen toimitus: Kun HR hyväksyy pyynnön, työntekijä saa sähköpostiinsa linkin, jonka kautta hän pääsee tietoturvallisesti tutustumaan palkkatietoihin. Linkki voidaan asettaa vanhentumaan 24 h kuluessa, sillä järjestelmässä käsitellään arkaluontoisia tietoja.
Evenpay on kuin HR:n älykäs työpari
Evenpayn kanava ei ole pelkkä lomake, vaan se tukee HR:n työtä koostamalla tärkeää tietoa palkoista ja niiden kriteereistä. Järjestelmä analysoi automaattisesti dataa ja tunnistaa, onko palkkatiedoissa jotain huomioitavaa.
Jos järjestelmä havaitsee, että palkkatietojen pyytäjän palkassa on esimerkiksi huomattava, ja puolueettomasti selittämätön ero samaa työtä tekevien palkkoihin nähden, HR saa tästä ennakkoilmoituksen. Näin voidaan suunnitella seuraavat toimenpiteet ja valmistautua työntekijän kanssa käytävään keskusteluun. Jos tällainen ero havaitaan, automaattiviestin lähettäminen ei ole järkevää, vaan työntekijän kanssa kannattaa käydä henkilökohtainen keskustelu. Järjestelmä tarjoaa myös tärkeää pohjaa keskustelun tueksi.
Järjestelmä huomioi automaattisesti anonymiteetin säilymisen
Keskiarvoisia palkkatietoja voidaan toimittaa suoraan työntekijälle vain siinä tapauksessa, että samaa tai samanarvoista työtä tekee riittävän suuri joukko. Jos kyseessä on pieni ryhmä, eikä palkkatietoja voida antaa ilman, että yksittäiset palkat paljastuisivat, voidaan tieto toimittaa työntekijän edustajalle, esimerkiksi luottamusvaltuutetulle. Hän tekee arvion, onko palkkaus riittävän tasapuolista vai esiintyykö sukupuolen perusteella perusteettomia palkkaeroja. Evenpay huomioi ja kertoo automaattisesti, voiko tietoa toimittaa suoraan työntekijälle.
Haluatko nähdä, miten Evenpayn ratkaisu toimii käytännössä?
Evenpayn ratkaisu palkkatietokyselyiden käsittelyyn voidaan räätälöidä täysin yrityksen tai organisaation tarpeiden mukaan. Se rakennetaan ulkonäöltään yrityksen näköiseksi ja yksityiskohtia voidaan määritellä kunkin organisaation mukaan, jotta se tukee HR:n työtä mahdollisimman hyvin.
Varaa ilmainen 30 minuutin esittely, niin katsotaan yhdessä, miten Evenpay palvelisi juuri teidän organisaationne tarpeita.
