Tulorekisterin erillisilmoitus: näin palkkaerot lasketaan ja ilmoitetaan

Suomessa palkkaraportointi hoidettaisiin tulorekisterin kautta. Työnantaja ei laatisi tasa-arvovaltuutetulle erillistä raporttia, vaan tiedot kulkisivat kahta reittiä:

• Palkkatietoilmoitus jokaisesta palkanmaksusta. Palkat ilmoitettaisiin eriteltyinä ja palvelussuhdetiedot täydellisinä. Tilastokeskus laskisi niistä kuusi ensimmäistä mittaria, kuten sukupuolten palkkaeron, mediaanipalkkaeron ja kvartiilijakauman, ja toimittaisi ne tasa-arvovaltuutetulle.
• Työnantajan erillisilmoitus. Seitsemännen mittarin eli palkkaerot työntekijäryhmittäin työnantaja laskisi itse, koska vain työnantaja tietää, mihin työntekijäryhmään kukin kuuluu.

Velvoitteet perustuvat hallituksen esitykseen HE 129/2026 vp. Palkkaerotietojen ilmoittamisesta säädettäisiin tasa-arvolain uudessa 6 d §:ssä. Esitys ei ole vielä laki. Työelämä- ja tasa-arvovaliokunta antoi mietintönsä TyVM 9/2026 vp 22.10.2026 ja ehdotti tasa-arvolain muutoksia hyväksyttäviksi muuttamattomina. Eduskunta ei ole vielä käsitellyt esitystä täysistunnossa. Verohallinto on jo julkaissut tulorekisterin ohjeen palkka-avoimuuteen liittyvien tietojen ilmoittamisesta ja kertoo päivittävänsä sitä, jos laki vielä muuttuu. Tämä opas perustuu ohjeeseen ja tulorekisterin koulutusaineistoon.

Mitä palkkatietoilmoituksella muuttuu

Tulorekisterin ohjeen mukaan ilmoitusvelvollisen työnantajan on ilmoitettava jokaisesta työntekijästä jokaisen palkanmaksun yhteydessä:

• rahapalkat eriteltyinä 200-sarjan tulolajeilla (ilmoitustapa 2), jotta ilmoituksesta näkyy, mikä on peruspalkkaa, mikä täydentäviä ja mikä muuttuvia eriä,
• palvelussuhteen tyyppi: kokoaikainen tai osa-aikainen,
• säännöllinen sovittu viikkotyöaika tunteina ja
• osa-aikaisuuden prosentti, jos työntekijä on osa-aikainen.

Palvelussuhdetiedot ovat tähän asti olleet vapaaehtoisia, ja ohjeen mukaan ne muuttuvat ilmoitusvelvollisille pakollisiksi. Tulorekisteri ei kuitenkaan tiedä, mitkä työnantajat ovat ilmoitusvelvollisia, eikä se hylkää ilmoitusta, josta tiedot puuttuvat. Palkanlaskennan on siis itse varmistettava, että tiedot ovat mukana.

Palvelussuhdetietojen yksityiskohdat

• Kokoaikainen on työntekijä, jonka työaika vastaa alalla sovellettavaa kokoaikaisen enimmäistyöaikaa. Jos työehtosopimusta ei sovelleta, rajana on työaikalain 40 tuntia viikossa.
• Tietoa ei ole saatavilla valitaan, kun kokoaikaisuutta tai osa-aikaisuutta ei voi määrittää, esimerkiksi nollatuntisopimuksessa.
• Viikkotyöaika on työsopimuksessa sovittu tuntimäärä. Jos viikkotyöaika vaihtelee tai siitä ei ole sovittu, sitä ei ilmoiteta.
• Osa-aikaisuuden prosentti ilmoitetaan muodossa 75,00 % ja sen on vastattava työsopimuksen mukaista työaikaa. Kokoaikaiselle prosenttia ei ilmoiteta, eikä lomautusta kokoaikatyöstä pidetä osa-aikatyönä.
• Muutos kesken palkanmaksukauden ilmoitetaan kahdella ilmoituksella: yksi muutosta edeltävältä ja toinen sen jälkeiseltä ajalta. Maksupäivä voi olla sama.

Keitä velvoite koskisi ja mistä alkaen

Vähintään 150 työntekijän työnantajat ilmoittaisivat tiedot palkanmaksukausilta, jotka alkavat ensimmäisen ilmoitusvuoden alussa tai sen jälkeen. 100–149 työntekijän työnantajien velvoite alkaisi kolme vuotta myöhemmin. Alle 100 työntekijän työnantajat voivat ilmoittaa tiedot vapaaehtoisesti, ja tulorekisteri suosittelee kattavaa ilmoittamista kaikille. Tarkat alkamispäivät ovat Verohallinnon sivulla.

Palkka.fi-palvelussa palkka-avoimuuden tietoja ei voi ilmoittaa, koska esimerkiksi osa-aikaisuuden prosenttia ei voi antaa siellä. Palkka.fi:tä käyttävän ilmoitusvelvollisen kannattaa siis selvittää palkanlaskennan vaihtoehdot ajoissa.

Mitä erillisilmoitukseen tulee

Työnantaja nimeää työntekijäryhmänsä vapaamuotoisesti ja ilmoittaa jokaisesta ryhmästä:

• ryhmän henkilömäärän,
• tiedon siitä, onko ryhmässä vain yhtä sukupuolta,
• naisten ja miesten välisen palkkaeron peruspalkasta, täydentävistä eristä ja muuttuvista eristä erikseen ja
• jokaisen palkkaeron sekä tunti- että vuosiansioina.

Kun ryhmässä on kumpaakin sukupuolta ja kaikkia kolmea palkanosaa maksetaan, ryhmästä ilmoitetaan siis kuusi lukua. Jos täydentäviä tai muuttuvia eriä ei makseta lainkaan, niiden palkkaeroja ei tarvitse ilmoittaa. Peruspalkan palkkaero ilmoitetaan aina. Erot lasketaan tosiasiassa maksetuista palkoista, ei täyden työajan mukaan muunnetuista.

Kaava on seuraava: naisten keskipalkka / miesten keskipalkka × 100. Ilmoita tulos prosentteina ja pyöristä se lähimpään kokonaislukuun.

Tulorekisteri, Palkka-avoimuuteen liittyvien tietojen ilmoittaminen (vero.fi)

Luku 100 tarkoittaa, että keskipalkat ovat samat. Alle 100 tarkoittaa, että naisten keskipalkka on pienempi, ja yli 100, että se on suurempi. Tulorekisterin omassa esimerkissä naisten keskimääräinen peruspalkka on 3 180 euroa ja miesten 3 100 euroa: 3 180 / 3 100 × 100 = 102,58, joten ilmoitetaan 103.

Tulorekisterin mukaan tunti- ja vuosiansiot täydentävät toisiaan. Jos ryhmässä kaikki saavat saman kuukausipalkan mutta yksi nainen on kuukauden palkattomalla vapaalla, tuntiansioiden luku on koulutusaineiston esimerkissä 100 ja vuosiansioiden 98. Erillisilmoitus annetaan sähköisesti tulorekisterin asiointikanavissa. Paperilomaketta ei ole.

Laskuesimerkki: Esimerkki Oy

Esimerkki on keksitty, ja sen luvut on valittu havainnollistamaan laskentaa. Esimerkki Oy:n palveluksessa on koko ilmoitusvuoden ajan 182 työntekijää, joten se kuuluu 150–249 työntekijän työnantajiin. Työnantaja on ryhmitellyt tehtävät samanarvoisen työn perusteella kolmeen työntekijäryhmään. Kukin työntekijä kuuluu vain yhteen ryhmään.

• Asiantuntijat: 64 henkilöä, 30 naista ja 34 miestä, kaikki kokoaikaisia.
• Myyjät: 82 henkilöä, 50 naista ja 32 miestä. Osa naisista tekee osa-aikatyötä.
• Varastotyöntekijät: 36 henkilöä, kaikki miehiä.

Luvut ovat ryhmän naisten ja miesten keskiarvoja kuukautta kohden: vuoden aikana maksettu summa jaettuna kahdellatoista. Siksi esimerkiksi kesällä maksettu lomaraha näkyy täydentävissä erissä tasaisesti. Keskiarvot on laskettu kaikista ryhmän naisista ja miehistä, myös niistä, joille jotakin erää ei ole maksettu. Kaikki ovat olleet töissä koko vuoden, joten vuosiansioiden suhdeluku on sama kuin kuukausiluvuista laskettu.

Asiantuntijat: ero yli 5 prosenttia

• Peruspalkka: naiset 4 210 €, miehet 4 480 €. 4 210 / 4 480 × 100 = 93,97 → 94.
• Täydentävät erät (lomaraha, puhelinetu, ravintoetu): naiset 265 €, miehet 290 €. 265 / 290 × 100 = 91,38 → 91.
• Muuttuvat erät (bonukset, ylityökorvaukset): naiset 380 €, miehet 455 €. 380 / 455 × 100 = 83,52 → 84.

Vuosiansioina laskettuna tulos on sama, esimerkiksi peruspalkassa 50 520 / 53 760 × 100 = 93,97 → 94. Asiantuntijoiden keskimääräinen vuosityöaika on esimerkissä naisilla ja miehillä sama, joten myös tuntiansioiden luvut ovat 94, 91 ja 84.

Kaikki palkanosat yhteen laskettuina naisten keskiansio on 4 855 € ja miesten 5 225 €: 4 855 / 5 225 × 100 = 92,92. Naisten keskiansio on siis noin 7 prosenttia miesten keskiansiota pienempi, ja ero ylittää 5 prosenttia sekä jokaisessa palkanosassa erikseen että kokonaisuutena. Jos Esimerkki Oy ei pysty perustelemaan eroa objektiivisilla ja sukupuolineutraaleilla kriteereillä eikä korjaa sitä kuuden kuukauden kuluessa siitä päivästä, johon mennessä Tilastokeskuksen olisi pitänyt välittää tiedot tasa-arvovaltuutetulle, sen olisi ehdotetun 6 e §:n mukaan tehtävä yhteinen palkka-arviointi yhdessä henkilöstön edustajien kanssa.

Myyjät: tunti- ja vuosiansiot eroavat

• Peruspalkka: naiset 2 511 €, miehet 2 600 €. Vuosiansioina 30 132 / 31 200 × 100 = 96,58 → 97.
• Täydentävät erät: naiset 148 €, miehet 152 €. Vuosiansioina 1 776 / 1 824 × 100 = 97,37 → 97.
• Muuttuvat erät (ilta- ja lauantaityökorvaukset, myyntibonukset): naiset 535 €, miehet 550 €. Vuosiansioina 6 420 / 6 600 × 100 = 97,27 → 97.

Naiset tekevät vuodessa keskimäärin 1 860 ja miehet 1 950 työtuntia, koska osa naisista on osa-aikaisia. Esimerkissä tuntiansio on laskettu jakamalla keskimääräinen vuosiansio keskimääräisillä vuosityötunneilla. Naisten peruspalkka on silloin 30 132 / 1 860 = 16,20 €/h ja miesten 31 200 / 1 950 = 16,00 €/h, ja 16,20 / 16,00 × 100 = 101,25 → 101. Samalla tavalla pyöristämättömistä tuntiansioista laskettuna täydentävien erien luku on 102,08 → 102 ja muuttuvien erien 101,98 → 102.

Vuosiansioissa naisten palkat jäävät noin 3 prosenttia jälkeen, mutta tuntia kohden naisille maksetaan hieman enemmän. Ero johtuu työtunneista eikä tuntipalkasta. Juuri tämän vuoksi luvut ilmoitetaan molempina, ja syy kannattaa kirjata talteen.

Varastotyöntekijät: vain yhtä sukupuolta

Kaikki 36 varastotyöntekijää ovat miehiä. Ryhmästä ilmoitetaan henkilömäärä ja tieto siitä, että ryhmässä on vain yhtä sukupuolta. Palkkaeroa ei ilmoiteta, koska vertailtavaa ei ole.

Mitä Esimerkki Oy ilmoittaa

• Asiantuntijat, 64 henkilöä, molempia sukupuolia. Peruspalkka 94 (tunti) ja 94 (vuosi), täydentävät erät 91 ja 91, muuttuvat erät 84 ja 84.
• Myyjät, 82 henkilöä, molempia sukupuolia. Peruspalkka 101 (tunti) ja 97 (vuosi), täydentävät erät 102 ja 97, muuttuvat erät 102 ja 97.
• Varastotyöntekijät, 36 henkilöä, ryhmässä vain yhtä sukupuolta. Ei palkkaerolukuja.

Koska Esimerkki Oy:ssä on 150–249 työntekijää, se antaisi erillisilmoituksen joka kolmas vuosi. Palkkatietoilmoitukset se antaisi silti jokaisesta palkanmaksusta.

Mitkä tulolajit kuuluvat mihinkin

Vain osa tulolajeista lasketaan mukaan keskipalkkoihin. Tärkeimmät ryhmät ovat:

• Peruspalkka: 201 Aikapalkka, 220 Provisiopalkka, 227 Urakkapalkka ja 351 Urheilijarahastosta maksettu palkka.
• Täydentävät erät: 213 Lomaraha, 238 Muu säännöllinen lisä ja luontoisedut, kuten 301 Asuntoetu, 304 Autoetu, 330 Puhelinetu ja 334 Ravintoetu, sekä työsuhdematkalippu ja polkupyöräetu. Täydentäviä eriä vähentävät 401 Autoedusta peritty korvaus ja 407 Muista luontoiseduista peritty korvaus.
• Muuttuvat erät: esimerkiksi 203 Bonuspalkka, 206 Iltatyökorvaus, 211 Lauantaityökorvaus, 216 Muu maksettu lisä, 223 Tulospalkkio, 230 Varallaolokorvaus, 234 Vuosilomakorvaus, 235 Ylityökorvaus, 236 Yötyökorvaus sekä osakepalkkiot ja työsuhdeoptiot.

Koko luettelo on tulorekisterin ohjesivulla ja Excel-tiedostona. Ryhmittely on tarkoitus lisätä myöhemmin suoraan tulolajien koodistoon.

Henkilökohtaiset lisät eivät kuulu aikapalkkaan

Suurin muutos palkanlaskennalle koskee lisiä, jotka on tähän asti voitu maksaa osana aikapalkkaa. Tulorekisterin koulutusaineiston mukaan kokemus-, suoriutumis- ja kielilisät ilmoitetaan jatkossa tulolajilla 238 Muu säännöllinen lisä, jolloin ne ovat täydentäviä eriä. Ohjesivun mukaan lisän voi ilmoittaa osana peruspalkkaa vain, jos sitä ei voi erotella peruspalkasta tai saada palkkaohjelmasta erillisenä tietona.

• Tulolajilla 216 Muu maksettu lisä ilmoitettu henkilökohtainen palkanosa on muuttuva erä, tulolajilla 238 ilmoitettu täydentävä erä.
• Koko henkilöstölle maksettava yrityskohtainen lisä on peruspalkkaa, vain osalle maksettava täydentävä erä.
• Rahana maksetut työaikasaldot ja vuosivapaatunnit ilmoitetaan edelleen tulolajilla 201 Aikapalkka. Vuosiloma-ajan palkka jaetaan peruspalkkaan ja täydentäviin eriin samoin kuin työssäoloajan palkka.
• Takaisinperintä pienentää sen erän palkkaa, johon alkuperäinen suoritus kuului. Perusteeton etu ei pienennä palkkaa, ja se käsitellään alkuperäisen suorituksen mukaan.

Ketkä lasketaan henkilöstömäärään

Velvoite koskisi työnantajia, joiden palveluksessa on kalenterivuoden aikana säännöllisesti vähintään 100 työntekijää. Tulorekisterin ohjeen mukaan säännöllisesti tarkoittaa käytännössä, että raja ylittyy vähintään yhdeksän kuukauden ajan vuodesta. Tilanne yhtenä päivänä tai vuoden lopussa ei ratkaise. Jos henkilöstömäärä vaihtelee rajan molemmin puolin, työnantajan on varauduttava ilmoitusvelvollisuuteen etukäteen.

• Mukaan lasketaan kaikki työntekijät työskentelypaikasta riippumatta, myös ulkomaille lähetetyt.
• Ulkomaisen kiinteän toimipaikan työntekijöitä ei lasketa, jos heidän palkkansa maksetaan sen maan säännösten mukaan. Heistä ei myöskään ilmoiteta palkka-avoimuuden tietoja.
• Tilapäiset ja lyhyet kausityöt, kuten kesätyöntekijät, harjoittelijat sekä sesonki- ja kiireapulaiset, voi jättää laskematta.
• Konsernissa raja arvioidaan yhtiöittäin. Jos tytäryhtiössä on alle 100 työntekijää, sen ei tarvitse ilmoittaa tietoja, vaikka emoyhtiön tarvitsisi.
• Vuokratyöntekijät lasketaan vuokrayrityksen henkilöstöön, ei käyttäjäyrityksen. Vuokrayritys myös ilmoittaa heidän tietonsa ja ryhmittelee heidät.
• Kokouspalkkioita tai työkorvauksia saavia ulkopuolisia henkilöitä ei lasketa.

Pienet ryhmät ja erikoistilanteet

• Ryhmässä on yksi työntekijä. Tulorekisterin ohjeen mukaan: ”Ilmoita, että ryhmässä on vain yhtä sukupuolta. Älä ilmoita palkkaeroa.”
• Ryhmässä on vain yksi toista sukupuolta oleva. Palkkaerot ilmoitetaan silti, vaikka hänen palkkansa olisi pääteltävissä. Tulorekisteri luovuttaa erillisilmoituksen tiedot vain tasa-arvovaltuutetulle.
• Työntekijä kuuluu vain yhteen ryhmään kerrallaan. Poikkeuksena on tilanne, jossa samalle henkilölle maksetaan palkkaa kahdesta täysin erillisestä työstä. Silloin palkat jaetaan ryhmien kesken tehdyn työn suhteessa.
• Ryhmä vaihtuu kesken vuoden. Palkat lasketaan sen ryhmän mukaan, jonka työstä ne on maksettu. Tulorekisterin nykyisen käsityksen mukaan esimerkiksi bonukset ja lomaraha kohdistetaan maksupäivän ryhmään, vaikka ne olisivat kertyneet aiemmassa ryhmässä.
• Korkeampi palkka esimerkiksi fuusion vuoksi. Pelkkä palkkaero ei tee työntekijöistä eri ryhmää, jos työ on samaa tai samanarvoista.
• Pitkät poissaolot. Jos työntekijä on koko vuoden lomautettuna, opintovapaalla tai vanhempainvapaalla, häntä ei lasketa mukaan ryhmän palkkaeroihin. Osan vuotta poissa ollut on mukana normaalisti, mikä näkyy vuosiansioissa.
• Ammattiluokka tai työehtosopimus ei ratkaise ryhmää. Työntekijäryhmä perustuu työn vaativuuteen, eikä sitä ilmoiteta palkkatietoilmoituksella työntekijäkohtaisesti.

Milloin erillisilmoitus annetaan

Erillisilmoitus koskisi aina edellistä kalenterivuotta. Vähintään 150 työntekijän työnantajat antaisivat ensimmäisen ilmoituksen ensimmäisestä ilmoitusvuodesta, ja 100–149 työntekijän työnantajat aloittaisivat kolme vuotta myöhemmin. Ensimmäinen ilmoitus annettaisiin poikkeuksellisesti toukokuun alussa ilmoitusvuoden jälkeen, myöhemmät huhtikuun loppuun mennessä.

• Vähintään 250 työntekijää: erillisilmoitus joka vuosi.
• 100–249 työntekijää: erillisilmoitus joka kolmas vuosi.

Tarkat määräpäivät henkilöstömäärän mukaan ovat tulorekisterin ohjeen taulukossa. Virheelliset tiedot korjataan korvaavalla ilmoituksella mahdollisimman pian virheen havaitsemisen jälkeen.

Tulorekisteri ei jaa erillisilmoituksen tietoja eteenpäin muille kuin tasa-arvovaltuutetulle. Ehdotetun 6 d §:n mukaan työnantajan olisi kuitenkin kuultava henkilöstön edustajia ja varmistettava työntekijäryhmittäisten tietojen oikeellisuus ennen ilmoittamista sekä toimitettava tiedot työntekijöille ja henkilöstön edustajille.

Valmistaudu näin

• Laske henkilöstömäärä koko vuoden ajalta. Katso, ylittyykö 100, 150 tai 250 työntekijän raja vähintään yhdeksän kuukauden ajan, ja tarkista jokainen konserniyhtiö erikseen.
• Käy palkkalajit läpi. Varmista, että jokainen palkkalaji on oikealla 200-sarjan tulolajilla ja että aikapalkkaan ei ole niputettu henkilökohtaisia lisiä.
• Täydennä palvelussuhdetiedot. Palvelussuhteen tyyppi, viikkotyöaika ja osa-aikaprosentti jokaiselle työntekijälle, myös vaihtuvan työajan sopimuksiin.
• Varmista palkanlaskennan valmius. Selvitä palkkaohjelman toimittajalta, milloin ilmoitustapa 2 ja palvelussuhdetiedot ovat käytössä.
• Muodosta työntekijäryhmät. Jokainen työntekijä kuuluu yhteen ryhmään, ja ryhmittely perustuu työn vaativuuteen, ei nimikkeisiin.
• Tee koelaskelma edellisen vuoden tiedoilla. Laske kuusi lukua jokaiselle ryhmälle ja katso, missä ero on vähintään 5 prosenttia.
• Kirjaa perustelut ja korjaukset. Perustele erot objektiivisin ja sukupuolineutraalein kriteerein tai korjaa ne ajoissa ennen kuuden kuukauden määräaikaa.
• Sovi menettelystä henkilöstön edustajien kanssa, jotta luvut ehditään käydä läpi ennen ilmoittamista.

Koska tulorekisteristä ei saa valmista raporttia, työntekijäryhmien palkkaerot on laskettava itse. Evenpay laskee ne palkanlaskennan tiedoista samassa muodossa kuin erillisilmoitus: peruspalkka, täydentävät erät ja muuttuvat erät, tunti- ja vuosiansioina. Ryhmittely, laskelmat ja erojen perustelut ovat samassa paikassa, kun luvut käydään läpi henkilöstön edustajien kanssa. Katso, miten palkka-avoimuus ja raportointi toimivat Evenpayssa.